L'obligation de signalement des structures médico-sociales

PLAN

I – Les établissements soumis à l'obligation de signalement

II – La nature des dysfonctionnements devant être déclarés

III – La procédure d'information

I – RÉFÉRENCES

Code de l'action sociale et des familles

Article L. 331-8-1

Articles R. 331-8 à R.331-10

Arrêté

Arrêté du 28 décembre 2016 relatif à l'obligation de signalement des structures sociales et médico-sociales

II – RÉSUMÉ

Les structures sociales et médico-sociales et les lieux de vie et d'accueil soumis à autorisation ou à déclaration doivent déclarer aux autorités administratives compétentes tout dysfonctionnement grave dans leur gestion ou organisation susceptible d'affecter la prise en charge des usagers et tout événement ayant pour effet de menacer ou de compromettre la santé, la sécurité ou le bien-être des personnes prises en charge.

III – ANALYSE

En vertu de l'article L. 331-8-1 du Code de l'action sociale et des familles introduit par la loi du 28 décembre 2015 relative à l'adaptation de la société au vieillissement (article 30), les établissements et services et les lieux de vie et d'accueil informent sans délai les autorités administratives compétentes pour leur délivrer l'autorisation prévue à l'article L. 313-1 ou pour recevoir leur déclaration en application des articles L. 321-1 et L. 322-1 de tout dysfonctionnement grave :

• dans leur gestion ou leur organisation susceptible d'affecter la prise en charge des usagers, leur accompagnement ou le respect de leurs droits,
• et de tout événement ayant pour effet de menacer ou de compromettre la santé, la sécurité ou le bien-être physique ou moral des personnes prises en charge ou accompagnées.

De fait, l'article L. 331-5 précise que si la santé, la sécurité ou le bien-être moral ou physique des personnes hébergées sont menacés ou compromis par les conditions d'installation, d'organisation ou de fonctionnement de l'établissement, le représentant de l'État enjoint aux responsables de celui-ci de remédier aux insuffisances, inconvénients ou abus dans le délai qu'il leur fixe à cet effet. S'il n'a pas été satisfait à l'injonction dans ce délai, le représentant de l'État ordonne la fermeture totale ou partielle, définitive ou provisoire, de l'établissement.

Il est donc important de déclarer les dysfonctionnements graves. De plus, la transmission de ces informations aux autorités administratives ne dispense en aucune manière de signaler, le cas échéant, le dysfonctionnement ou l'événement mentionnés à l'article L. 331-8-1 du Code de l'action sociale et des familles aux autorités judiciaires compétentes.

L'obligation pèse ici sur les structures mais doit s'articuler avec le signalement par les professionnels de santé, les établissements de santé et les établissements ou services médico-sociaux des événements indésirables graves associés à des soins, qui sont d'ailleurs évoqués par l'arrêté du 28 décembre 2016 (accidents ou incidents liés à une erreur ou à un défaut de soin ou de surveillance).

Cette déclaration s'effectue en deux parties : une première partie effectuée sans délai, qui comprend les premiers éléments relatifs à l'événement puis, après analyse, une seconde partie effectuée dans les trois mois suivants, qui comprend les éléments de retours d'expérience ainsi que les mesures correctives prises ou envisagées.

Le décret du 24 août 2016 institue un « portail de signalement des événements sanitaires indésirables » permettant notamment de recueillir les signalements ou les déclarations effectués par les professionnels de santé (ville, établissements de santé et établissements médico-sociaux) et le public et relevant d'un système de vigilance ou de déclaration réglementé. Ce site internet permet la transmission des déclarations ou signalements aux autorités et établissements chargés de leur traitement.

I – Les établissements soumis à l'obligation de signalement

Sont ainsi assujettis à cette obligation de signalement :

-       Les établissements et les services, dotés ou non d'une personnalité morale propre, énumérés à l'article L. 312-1 du CASF, c'est-à-dire :

1° Les établissements ou services prenant en charge habituellement, y compris au titre de la prévention, des mineurs et des majeurs de moins de vingt et un ans relevant des articles L. 221-1, L. 222-3 et L. 222-5 ;

2° Les établissements ou services d'enseignement qui assurent, à titre principal, une éducation adaptée et un accompagnement social ou médico-social aux mineurs ou jeunes adultes handicapés ou présentant des difficultés d'adaptation ;

3° Les centres d'action médico-sociale précoce mentionnés à l'article L. 2132-4 du Code de la santé publique ;

4° Les établissements ou services mettant en œuvre les mesures éducatives ordonnées par l'autorité judiciaire en application de l'ordonnance n° 45-174 du 2 février 1945 relative à l'enfance délinquante ou des articles 375 à 375-8 du Code civil ou concernant des majeurs de moins de vingt et un ans ou les mesures d'investigation préalables aux mesures d'assistance éducative prévues au Code de procédure civile et par l'ordonnance n° 45-174 du 2 février 1945 relative à l'enfance délinquante ;

5° Les établissements ou services :

a) D'aide par le travail, à l'exception des structures conventionnées pour les activités visées à l'article L. 322-4-16 du Code du travail et des entreprises adaptées définies aux articles L. 323-30 et suivants du même code ;

b) De réadaptation, de préorientation et de rééducation professionnelle mentionnés à l'article L. 323-15 du Code du travail ;

6° Les établissements et les services qui accueillent des personnes âgées ou qui leur apportent à domicile une assistance dans les actes quotidiens de la vie, des prestations de soins ou une aide à l'insertion sociale ;

7° Les établissements et les services, y compris les foyers d'accueil médicalisé, qui accueillent des personnes handicapées, quel que soit leur degré de handicap ou leur âge, ou des personnes atteintes de pathologies chroniques, qui leur apportent à domicile une assistance dans les actes quotidiens de la vie, des prestations de soins ou une aide à l'insertion sociale ou bien qui leur assurent un accompagnement médico-social en milieu ouvert ;

8° Les établissements ou services comportant ou non un hébergement, assurant l'accueil, notamment dans les situations d'urgence, le soutien ou l'accompagnement social, l'adaptation à la vie active ou l'insertion sociale et professionnelle des personnes ou des familles en difficulté ou en situation de détresse ;

9° Les établissements ou services qui assurent l'accueil et l'accompagnement de personnes confrontées à des difficultés spécifiques en vue de favoriser l'adaptation à la vie active et l'aide à l'insertion sociale et professionnelle ou d'assurer des prestations de soins et de suivi médical, dont les centres de soins, d'accompagnement et de prévention en addictologie, les centres d'accueil et d'accompagnement à la réduction des risques pour usagers de drogue, les structures dénommées « lits halte soins santé », les structures dénommées « lits d'accueil médicalisés » et les appartements de coordination thérapeutique ;

10° Les foyers de jeunes travailleurs qui relèvent des dispositions des articles L. 351-2 et L. 353-2 du Code de la construction et de l'habitation ;

11° Les établissements ou services, dénommés selon les cas centres de ressources, centres d'information et de coordination ou centres prestataires de services de proximité, mettant en œuvre des actions de dépistage, d'aide, de soutien, de formation ou d'information, de conseil, d'expertise ou de coordination au bénéfice d'usagers, ou d'autres établissements et services ;

12° Les établissements ou services à caractère expérimental ;

13° Les centres d'accueil pour demandeurs d'asile mentionnés à l'article L. 348-1 ;

14° Les services mettant en œuvre les mesures de protection des majeurs ordonnées par l'autorité judiciaire au titre du mandat spécial auquel il peut être recouru dans le cadre de la sauvegarde de justice ou au titre de la curatelle, de la tutelle ou de la mesure d'accompagnement judiciaire ;

15° Les services mettant en œuvre les mesures judiciaires d'aide à la gestion du budget familial ;

16° Les services qui assurent des activités d'aide personnelle à domicile ou d'aide à la mobilité dans l'environnement de proximité au bénéfice de familles fragiles et dont la liste est fixée par décret.

• Les établissements soumis à déclaration pour l'accueil des mineurs
• Les établissements soumis à déclaration pour l'accueil d'adultes.

II – La nature des dysfonctionnements devant être déclarés

C'est l'arrêté du 28 décembre 2016 qui énumère ces dysfonctionnements :

1° Les sinistres et événements météorologiques exceptionnels ;

2° Les accidents ou incidents liés à des défaillances d'équipement techniques de la structure et les événements en santé environnement ;

3° Les perturbations dans l'organisation du travail et la gestion des ressources humaines ;

4° Les accidents ou incidents liés à une erreur ou à un défaut de soin ou de surveillance ;

5° Les situations de perturbation de l'organisation ou du fonctionnement de la structure liées à des difficultés relationnelles récurrentes avec la famille ou les proches d'une personne prise en charge, ou du fait d'autres personnes extérieures à la structure ;

6° Les décès accidentels ou consécutifs à un défaut de surveillance ou de prise en charge d'une personne ;

7° Les suicides et tentatives de suicide, au sein des structures, de personnes prises en charge ou de personnels ;

8° Les situations de maltraitance à l'égard de personnes accueillies ou prises en charge ;

9° Les disparitions de personnes accueillies en structure d'hébergement ou d'accueil, dès lors que les services de police ou de gendarmerie sont alertés ;

10° Les comportements violents de la part d'usagers, à l'égard d'autres usagers ou à l'égard de professionnels, au sein de la structure, ainsi que les manquements graves au règlement du lieu d'hébergement ou d'accueil qui compromettent la prise en charge de ces personnes ou celle d'autres usagers ;

11° Les actes de malveillance au sein de la structure.

L'énumération est très variée : elle envisage aussi bien l'événement météorologique exceptionnel (restera à définir ce dont il s'agit) que le suicide ou encore le comportement violent ou inadapté des usagers, voire des familles. Il n'y a pas de réel fil conducteur. Cela tient au fait que le dysfonctionnement grave peut concerner la gestion ou l'organisation susceptible d'affecter la prise en charge des usagers, leur accompagnement ou le respect de leurs droits, ainsi que tout événement ayant pour effet de menacer ou de compromettre la santé, la sécurité ou le bien-être physique ou moral des personnes prises en charge ou accompagnées.

Selon l'article R. 331-9, créé par le décret du 21 décembre 2016, en cas d'événement indésirable grave associé à des soins, la déclaration au directeur général de l'agence régionale de santé prévue aux articles L. 1413-14 et L. 1413-15 du Code de la santé publique vaut information de cette autorité au titre de l'article L. 331-8-1 du Code de l'action sociale et des familles. Lorsque la structure concernée par cet événement relève d'une autre autorité administrative compétente, le directeur ou, à défaut, le responsable de la structure doit également l'en informer dans les conditions prévues à l'article R. 331-8, c'est-à-dire sans délai et par tout moyen (voir infra).

III – La procédure d'information

Le directeur de l'établissement, du service, du lieu de vie ou du lieu d'accueil ou, à défaut, le responsable de la structure transmet à l'autorité administrative compétente, sans délai et par tout moyen, les informations concernant les dysfonctionnements graves et événements prévus par l'article L. 331-8-1. Lorsque l'information a été transmise oralement, elle est confirmée dans les 48 heures par messagerie électronique ou, à défaut, par courrier postal. Il faut effectivement assurer la traçabilité de la déclaration.

Cette transmission est effectuée selon un formulaire pris par arrêté qui précise la nature des dysfonctionnements et événements dont les autorités administratives doivent être informées ainsi que le contenu de l'information et notamment la nature du dysfonctionnement ou de l'événement, les circonstances de sa survenue, ses conséquences, ainsi que les mesures immédiates prises et les dispositions envisagées pour y mettre fin et en éviter la reproduction.

L'information transmise ne contient aucune donnée nominative et garantit par son contenu l'anonymat des personnes accueillies et du personnel.

Toute information complémentaire se rattachant au dysfonctionnement ou à l'événement déclaré fait l'objet d'une transmission à l'autorité administrative dans les mêmes conditions.

Ainsi, l'arrêté du 28 décembre 2016 indique la procédure. L'information comporte notamment les éléments suivants :

1° Les coordonnées de la structure concernée et celles du déclarant ;

2° Les dates de survenue et de constatation du dysfonctionnement ou de l'événement qui est signalé ;

3° La nature des faits ;

4° Les circonstances dans lesquelles les faits se sont produits ;

5° Le nombre de personnes victimes ou exposées au moment de l'information des autorités administratives (une information complémentaire peut donc être nécessaire) ;

6° Les conséquences du dysfonctionnement ou de l'événement constatées au moment de l'information des autorités administratives (ici encore, une information complémentaire peut être requise) ;

7° Les demandes d'intervention des secours ;

8° Les mesures immédiates prises par la structure ;

9° L'information apportée à la personne concernée par le dysfonctionnement ou l'événement mentionnés à l'article L. 331-8-1 précité qui est signalé aux familles, aux proches, et, le cas échéant, au représentant légal et à la personne de confiance des personnes concernées ;

10° Les dispositions prises ou envisagées par la structure pour remédier aux dysfonctionnements, perturbations ou comportements à l'origine du fait signalé, éviter leur reproduction et, le cas échéant, faire cesser le danger ;

11° Les suites administratives ou judiciaires ;

12° Les évolutions prévisibles ou difficultés attendues ;

13° Les répercussions médiatiques, le cas échéant.

L'on constate que si ces éléments ne sont pas exhaustifs, puisque l'information comporte « notamment » ces points, ils sont cependant assez larges puisqu'ils envisagent même les répercussions médiatiques.

L'annexe de l'arrêté propose un modèle de formulaire (voir infra).

Le conseil de la vie sociale de l'établissement, du service, du lieu de vie ou du lieu d'accueil concerné ou, à défaut, les groupes d'expression prévus au 1° de l'article D. 311-21 sont avisés des dysfonctionnements et des événements mentionnés à l'article L. 331-8-1 qui affectent l'organisation ou le fonctionnement de la structure. Le directeur de l'établissement, du service, du lieu de vie ou du lieu d'accueil ou, à défaut, le responsable de la structure communique à ces instances la nature du dysfonctionnement ou de l'événement ainsi que, le cas échéant, les dispositions prises ou envisagées par la structure pour remédier à cette situation et en éviter la reproduction.

ANNEXE

FORMULAIRE DE TRANSMISSION DE L'INFORMATION
AUX AUTORITÉS ADMINISTRATIVES

Nature des faits :

Les exemples cités dans les catégories ci-après ne constituent pas une liste exhaustive, mais ont vocation à aider la structure à identifier les dysfonctionnements et les événements qui relèvent de l'article L. 331-8-1 du Code de l'action sociale et des familles. 

Circonstances et déroulement des faits :

(Préciser notamment la date et l'heure des faits et de leur constatation) 

Nombre de personnes victimes ou exposées 

Conséquences constatées au moment de la transmission de l'information 

Demande d'intervention des secours

(pompiers, SAMU, police, gedarmerie…) 

Mesures immédiates prises par la structure 

Information des personnes concernées, des familles et des proches

(sous réserve de l'accord de la personne concernée selon la nature des faits)

Dispositions prises ou envisagées par la structure 

Suites administratives ou judiciaires

(indiquer les coordonnées des structures saisies et la date) 

Évolutions prévisibles ou difficultés attendues 

Répercussions médiatiques