Quelles sont exactement les pièces qui doivent être numérotées dans le dossier administratif de l'agent ?

De prime abord, l'article 18 de la loi n°83-634 du 13 juillet 1983 portant droits et obligations des fonctionnaires dispose :


« Le dossier du fonctionnaire doit comporter toutes les pièces intéressant la situation administrative de l'intéressé, enregistrées, numérotées et classées sans discontinuité.

Il ne peut être fait état dans le dossier d'un fonctionnaire, de même que dans tout document administratif, des opinions ou des activités politiques, syndicales, religieuses ou philosophiques de l'intéressé.

Tout fonctionnaire a accès à son dossier individuel dans les conditions définies par la loi.

Dans des conditions fixées par décret en Conseil d'Etat pris après avis de la Commission nationale de l'informatique et des libertés, le dossier du fonctionnaire peut être géré sur support électronique s'il présente les garanties prévues par les alinéas précédents. »


De plus, l'article 1er du décret n°2011-675 du 15 juin 2011 relatif au dossier individuel des agents publics et à sa gestion sur support électronique dispose :


« Le dossier individuel de l'agent public est composé des documents qui intéressent sa situation administrative, notamment ceux qui permettent de suivre son évolution professionnelle.

Le dossier individuel est unique. Il est tenu dans les conditions fixées par l'article 18 de la loi du 13 juillet 1983 susvisée. »


Enfin, l'annexe de l'arrêté du 21 décembre 2012 relatif à la composition du dossier individuel des agents publics géré sur support électronique rappelle qu'au titre de l'accident de service et de la maladie professionnelle, ne peuvent faire partie du dossier que la déclaration d'accident de service ou maladie professionnelle, le rapport d'enquête suite à accident de service, l'allocation temporaire d'invalidité, et la notification du taux d'IPP.


Au vu de l'ensemble de ces textes, il appert ainsi que le dossier individuel de l'agent ne doit comprendre que des pièces à usage administratif ou d'origine administrative. Il doit contenir des informations telles que notamment l'état civil, les diplômes, l'acte de titularisation, l'affectation, la notation, l'avancement, les mutations, les actions de formation, les congés, sous réserve des documents protégés par le secret médical, les sanctions disciplinaires, les autorisations d'absence…


Il ne rend compte que de la manière de servir de l'agent dans les différents postes où il a exercé ses fonctions et le Conseil d'Etat admet, à titre d'exemple, qu'il puisse contenir des documents relatifs aux difficultés survenues entre l'intéressé et son supérieur hiérarchique (cf. AUBY (J.-M.), AUBY (J.-B.), DIDIER (J.-P.) et TAILLEFAIT (A.), « Droit de la fonction publique », 6ème édition, Dalloz, 2009, n°475, p.267 ; CE, 16 mai 1919, « Gault »).


Concernant l'AT ou la maladie professionnelle, seule la déclaration d'accident de service ou maladie professionnelle, le rapport d'enquête suite à accident de service, l'allocation temporaire d'invalidité, et la notification du taux d'IPP peuvent faire partie du dossier individuel de l'agent.


Le secret médical s'impose donc en la matière à l'administration et a pour conséquence que le dossier ne peut comporter que les conclusions et les conséquences administratives de la situation administrative de l'intéressé.


Un dossier médical de l'agent existe mais il est créé lors de l'embauche et conservé par le médecin du travail (cf. D. 4626-33 du Code du travail).


Lorsque l'agent quitte l'établissement, un double du dossier médical peut être remis, avec son accord, au médecin chargé de la protection médicale du personnel dans sa nouvelle affectation (cf. art. D.4626-34 du Code du travail).


Il est à noter d'ailleurs qu'une copie des fiches d'aptitudes de l'agent est conservée dans le dossier administratif mais qu'elle ne doit contenir aucun renseignement sur la nature des affections dont l'agent serait ou aurait été atteint et mentionne uniquement les contre-indications ou les recommandations concernant l'affectation éventuelle à certains postes de travail (cf. D. 4626-35 du Code du travail).


En revanche, conformément aux termes de l'arrêté 81 de la loi n°86-33 du 9 janvier 1986, parmi les sanctions du premier groupe, seul le blâme est inscrit au dossier du fonctionnaire (il est effacé automatiquement du dossier au bout de trois ans si aucune sanction n'est intervenue pendant cette période).


Les avertissements donnés de façon écrite ne doivent dès lors pas en faire partie.


Enfin, concernant la méthode d'enregistrement et de numérotation du dossier, il est possible de se reporter à une circulaire du centre de gestion de la fonction publique territoriale de Seine-et-Marne intitulée « La tenue du dossier individuel de l'agent » (cf. circulaire, janvier 2013, p.6-7) qui souligne expressément que :

« L'enregistrement consiste à consigner par écrit les actes relatifs à la situation administrative de l'agent, en vue de les conserver. Il concerne toutes les pièces du dossier. Les pièces sont enregistrées chronologiquement et thématiquement, par ordre d'arrivée : diplômes, documents d'état civil, nomination, titularisation, avancement d'échelon, notation et comptes rendus d'évaluation par entretien… Ce procédé se matérialise par l'établissement d'un index général, de sommaires thématiques pour les éléments permanents et d'autres pour les éléments temporaires. Ces modalités permettent d'identifier le contenu de chaque sous-chemise. Le sommaire comporte la date d'enregistrement, l'objet du document enregistré et l'indication du numéro qui lui est affecté.

La numérotation est la conséquence de l'enregistrement. Il s'agit d'une obligation légale, même si aucune disposition n'en prévoit les modalités. Elle consiste à donner aux pièces du dossier un numéro de classement afin d'éviter la perte ou la subtilisation de documents lors de la consultation du dossier par l'agent ou son représentant. Les éléments temporaires du dossier doivent faire l'objet d'une numérotation annuelle et d'une élimination périodique (circulaire ministérielle FP 1430 du 5 octobre 1981).

L'absence de numérotation des pièces du dossier d'un agent ne constitue pas en soi un vice de procédure (Conseil d'Etat, 13 juillet 1963, M. Quesnel, 57149), même si son existence corrobore une bonne gestion de la carrière de l'agent par la collectivité territoriale employeur. En pratique, chaque pièce est numérotée par ordre d'arrivée dans chaque chemise. Toutefois, il doit être tenu compte des dates d'effet des actes, afin que le classement corresponde au déroulement cohérent de la carrière de l'agent. »

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