Un syndicat sans représentant aux CAP locales dans l'établissement peut-il disposer de l'historique de tous les avis émis ?

Aux termes de l'article L.300-2 du Code des relations entre le public et l'administration :

« Sont considérés comme documents administratifs, au sens des titres Ier, III et IV du présent livre, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, les documents produits ou reçus, dans le cadre de leur mission de service public, par l'Etat, les collectivités territoriales ainsi que par les autres personnes de droit public ou les personnes de droit privé chargées d'une telle mission. Constituent de tels documents notamment les dossiers, rapports, études, comptes rendus, procès-verbaux, statistiques, instructions, circulaires, notes et réponses ministérielles, correspondances, avis, prévisions et décisions.

Les actes et documents produits ou reçus par les assemblées parlementaires sont régis par l'ordonnance n°58-1100 du 17 novembre 1958 relative au fonctionnement des assemblées parlementaires. »

L'article L.311-2 du Code susvisé précise que :

« Le droit à communication ne s'applique qu'à des documents achevés. Le droit à communication ne concerne pas les documents préparatoires à une décision administrative tant qu'elle est en cours d'élaboration. »

Quant à l'article L.311-6 du Code des relations entre le public et l'administration, il dispose :

« Ne sont communicables qu'à l'intéressé les documents administratifs :

1° Dont la communication porterait atteinte à la protection de la vie privée, au secret médical et au secret en matière commerciale et industrielle ;

2° Portant une appréciation ou un jugement de valeur sur une personne physique, nommément désignée ou facilement identifiable ;

3° Faisant apparaître le comportement d'une personne, dès lors que la divulgation de ce comportement pourrait lui porter préjudice.

Les informations à caractère médical sont communiquées à l'intéressé, selon son choix, directement ou par l'intermédiaire d'un médecin qu'il désigne à cet effet, dans le respect des dispositions de l'article L. 1111-7 du code de la santé publique. »

Enfin, conformément à l'article L.311-7 du même Code :

« Lorsque la demande porte sur un document comportant des mentions qui ne sont pas communicables en application des articles L. 311-5 et L. 311-6 mais qu'il est possible d'occulter ou de disjoindre, le document est communiqué au demandeur après occultation ou disjonction de ces mentions. »

Dès lors, il apparaît qu'une organisation syndicale ne peut pas avoir accès aux avis et procès-verbaux de séance des CAP si ces documents contiennent des informations qui sont de nature à porter une appréciation sur un agent, sa carrière, qui sont couvertes par le secret médical et la vie privée ou qui font apparaître le comportement des agents dont le cas est examiné par la commission.

Ces procès-verbaux et avis ne pourraient être communicables qu'à la condition d'occulter toute mention dans ces documents qui entreraient dans le champ d'application de l'article L.311-6 susvisé.

Si l'occultation s'avère impossible à réaliser, la communication de ces documents est exclue.

Enfin, dans le cas où l'occultation serait possible, il convient de préciser que cette communication n'est autorisée qu'à la condition que la décision administrative au titre de laquelle la CAP a été saisie, ait été prise.

En effet, aucune communication n'est autorisée pour des documents relatifs à des décisions administratives en cours d'élaboration (cf. L. 311-2 du Code des relations entre le public et l'administration).