L'accès aux données du fichier national de déclaration à l'embauche afin de contrôler l'application des règles de cumul d'activités est enfin réglementé

Depuis la loi du 26 avril 2021, l'autorité investie du pouvoir de nomination au sein des établissements publics de santé peut, sans préjudice de l'article L. 8271-1 du code du travail, consulter le fichier national de déclaration à l'embauche, dans des conditions fixées par un décret en Conseil d’État pris après avis de la Commission nationale de l'informatique et des libertés et ce, en vue de contrôler le cumul irrégulier d'activités.

En effet, le code général de la fonction publique interdit à l'agent public de cumuler son activité “publique” avec une activité privée lucrative de quelque nature (L.123-1 du CGFP) sauf exceptions pour lesquelles il devra obtenir une autorisation ou présenter une déclaration (articles L.123-2 à L.123-8).

Toute la difficulté est que l'employeur public pouvait difficilement connaître le “statut” d'une personne recrutée. 

Désormais, le décret n°2023-936 du 10 octobre 2023 prévoit les modalités du contrôle du cumul irrégulier d'activité en insérant de nouvelles dispositions dans le code de la santé publique. Cependant, sont seuls concernés les établissements publics de santé et le centre d'accueil et de soins hospitaliers de Nanterre (1° et 2° de l'article L. 5 du code général de la fonction publique).

Entre outre, cette consultation a une portée relativement limitée car aucune décision produisant des effets juridiques à l'égard d'un agent ou l'affectant de manière significative, notamment en matière disciplinaire, ne peut être prise sur le seul fondement des informations résultant de la consultation. Dès lors, une sanction disciplinaire ne pourrait être fondée sur la seule information d'un cumul irrégulier d'activité tirée de la consultation du fichier, ce qui paraît pour le moins surprenant. 

QUI CONTRÔLE

C'est le directeur ou jusqu'à trois personnes habilitées à procéder, en son nom et pour son compte, à la consultation. Elles doivent exercer leurs fonctions au sein des directions chargées des ressources humaines ou des affaires médicales.

Pour les GHT, un référent est désigné, au sein de l'établissement support, par le directeur de cet établissement. 

Pour l'Assistance publique-hôpitaux de Paris et les établissements publics de santé bénéficiant de la dérogation prévue au I de l'article L. 6132-1, le référent est désigné par le directeur au sein de l'établissement.

Une liste est établie et transmise au référent.

Ces personnes sont tenues au secret professionnel et les autorisations sont strictement individuelles. Les moyens de ces accès ne peuvent être ni communiqués, ni transmis.

L'Agence centrale des organismes de sécurité sociale a communication de la liste de ces personnes par le référent qui autorise ces dernières à accéder, par l'intermédiaire d'un moyen technique sécurisé mis à disposition par l'Agence centrale des organismes de sécurité sociale,, aux données du fichier national de déclaration à l'embauche.

QUELLES DONNÉES

1° Les données d'identification de l'employeur : dénomination sociale ou nom et prénoms, adresse et numéro du système d'identification du répertoire des entreprises et de leurs établissements et code de l'organisme de recouvrement destinataire de la déclaration ;
2° Les données d'identification du salarié : nom, prénoms, date et lieu de naissance ;
3° Les données relatives à l'activité professionnelle du salarié : date et heure d'embauche et numéro du dossier.
La consultation peut porter sur tout agent exerçant au sein de l'établissement. Donc, tous les personnels sont concernés.

Les agents ne peuvent pas s'y opposer mais doivent être informés de cette possible consultation. 

Si cette consultation met en évidence une activité non déclarée ou non autorisée, le directeur ou son représentant sollicite de l'agent toute précision relative à cette activité. Dans la mesure où une sanction disciplinaire ne peut être prise sur le seul fondement des informations résultant de la consultation, cela suppose que l'agent ne régularise pas son cumul par une demande ou une déclaration, ce qui permettrait alors de sanctionner. 

QUELLE CONSERVATION

Les données peuvent être recueillies et conservées par les établissements publics de santé, dans la limite d'une durée de trois années à compter de leur recueil.
En cas de procédure disciplinaire ou de recours contentieux, ces délais sont prorogés, le cas échéant, jusqu'à l'intervention d'une décision définitive.