Les autorisations d'absence

I – Les ASA syndicales

A –  Les ASA des articles 13 et 15

B – Les décharges d'activités de service

II – Les autorisations d'absence accordées pour motif personnel

A – Les ASA pour raisons familiales ou personnelles

B – Les autres ASA

RÉFÉRENCES

Code général de la fonction publique, articles L.622-1 à L.622-7

Loi n° 2012-387 du 22 mars 2012

Décret n° 86-660 du 19 mars 1986 relatif à l'exercice du droit syndical

Décret n° 2002-9 du 4 janvier 2002 relatif au temps de travail et à l'organisation du travail dans les établissements mentionnés à l'article 2 de la loi n° 86-33 du 9 janvier 1986 portant dispositions statutaires relatives à la fonction publique hospitalière

Décret n° 2002-8 du 4 janvier 2002, relatif aux congés annuels des agents de la fonction publique hospitalière.

Décret n° 91-155 du 6 février 1991, dispositions générales applicables aux agents contractuels

Décret 2006-1535 du 5 décembre 2006  relatif aux modalités d'attribution du congé de présence parentale aux agents de la fonction publique hospitalière

Décret 2013-67 du 18 janvier 2013 relatif au congé pour solidarité familiale et à l'allocation d'accompagnement des personnes en fin de vie pour les fonctionnaires relevant de la loi 83-634 du 13 juillet 1983 portant droits et obligations des fonctionna

ires

Décret 2013-68 du 18 janvier 2013 relatif au congé pour solidarité familiale pour les agents non titulaires des fonctions publiques de l'État, territoriale et hospitalière

Circulaire du 24 mars 2017 relative aux autorisations d'absence dans le cadre de l'assistance médicale à la procréation

Circulaire DHOS/P 1 n° 2006-385 du 4 septembre 2006 relative à la période supplémentaire de congés maternité des mères d'enfants prématurés hospitalisés.

Circulaire n° 2002-240 du 18 avril 2002 relative à l'application du décret n° 2002-9 du 4 janvier 2002 relatif au temps de travail et à l'organisation du travail dans les établissements mentionnés à l'article 2 de la loi n° 86-33 du 9 janvier 1986 portant dispositions statutaires relatives à la fonction publique hospitalière et du décret n° 2002-8 du 4 janvier 2002 relatif aux congés annuels des agents des établissements mentionnés à l'article 2 de la loi n° 86-33 du 9 janvier 1986 portant dispositions statutaires relatives à la fonction publique hospitalière.

Circulaire DHOS/P 1 n° 2001-507 du 23 octobre 2001 relative à l'autorisation spéciale d'absence à accorder à l'occasion de la conclusion d'un PACS par des agents relevant de la fonction publique hospitalière.

Lettre DH/FH 1 n° 24884 du 1er mars 2000 concernant la position statutaire d'un agent participant à un jury d'assises.

Circulaire DH/FH 1/DAS/TS3 n° 97-748 du 28 novembre 1997 relative aux autorisations spéciales d'absence susceptibles d'être accordées aux agents des établissements hospitaliers, sociaux et médico-sociaux publics, parents d'élèves.

Circulaire DH/FH 1/DAS/TS 3 n° 96-152 du 29 février 1996 relative au congé de maternité ou d'adoption et aux autorisations d'absence liées à la naissance pour les fonctionnaires, les agents stagiaires et les agents contractuels des établissements mentionnés à l'article 2 de la loi n° 86-33 modifiée portant dispositions statutaires relatives à la fonction publique hospitalière.

Lettre n° 47098 du 14 mars 1986 relative aux autorisations exceptionnelles d'absence en cas de décès.

Circulaire n° 84/DH/8D/58 du 7 décembre 1984 relative aux autorisations spéciales d'absence pouvant être accordées au personnel des établissements mentionnés à l'article L. 792 du Code de la santé publique pour soigner un enfant malade ou en assurer momentanément la garde.

RÉSUMÉ

Le régime des autorisations d'absence doit s'analyser en distinguant celles qui reposent sur une base légale ou réglementaire, telles les ASA syndicales, de celles qui ne sont fondées que sur des instructions, parfois assez anciennes. Si le principe de l'autorisation d'absence ne recèle guère de difficulté, ses modalités d'application présentent cependant quelques particularités au plan pratique.

ANALYSE

L'article 45 de la loi du 9 janvier 1986 prévoyait des autorisations d'absences selon une énumération stricte :

« Des autorisations spéciales d'absence qui n'entrent pas en compte dans le calcul des congés annuels sont accordées, sous réserve des nécessités de service :

1° Aux représentants dûment mandatés des syndicats pour assister aux congrès professionnels syndicaux fédéraux, confédéraux et internationaux ;

2° Aux membres élus des organismes directeurs des organisations syndicales lors de la réunion desdits organismes, quel que soit leur niveau dans la structure du syndicat considéré ;

3° (Abrogé)

4° Aux membres des assemblées délibérantes des établissements mentionnés à l'article 2 et des organismes statutaires créés en application de dispositions législatives ou réglementaires ;

5° Aux membres de certains organismes privés de coopération interhospitalière, dont la liste est fixée par décret en Conseil d'État ;

Aux membres des commissions mentionnées au deuxième alinéa de l'article L. 225-2 du Code de l'action sociale et des familles ;

6° Aux fonctionnaires, à l'occasion de certains événements familiaux.

Des autorisations spéciales d'absence n'entrant pas en compte dans le calcul des congés annuels sont également accordées aux fonctionnaires occupant des fonctions publiques électives pour la durée totale des sessions des assemblées dont ils sont membres, lorsque la condition à laquelle est subordonné le détachement n'est pas réalisée.

Un décret en Conseil d'État détermine les conditions d'application du présent article, et notamment le nombre de jours d'absence maximum autorisé chaque année au titre des 1° et 2° du présent article ainsi que la durée des autorisations liées aux réunions des assemblées et organismes mentionnés aux 3°, 4° et 5° du présent article. »

La loi du 9 janvier 1986 a été abrogée et intégrée au sein du code général de la fonction publique dont un chapitre est consacré aux autorisations d'absences ; il se révèle néanmoins décevant dans son application car il n'y a pas eu de “grand” décret visant à détailler toutes les autorisations d'absences personnelles.

I – LES ASA SYNDICALES

L'agent ayant des responsabilités syndicales peut bénéficier de facilités accordées afin d'accomplir les missions qui leur sont confiées par leur organisation syndicale, soit par le biais d'autorisations spéciales d'absences, soit sous la forme de décharges de services.

A – Les ASA des articles 13 et 15

Après les modifications apportées au droit syndical par le décret n° 2012-736 du 9 mai 2012, le décret du 16 juillet 2013 modifie à son tour la réglementation concernant l'exercice du droit syndical dans la fonction publique hospitalière.

1. Les ASA pour assister aux congrès syndicaux ainsi qu'aux réunions des organismes directeurs dont ils sont membres élus conformément aux dispositions des statuts de leurs organisations

a) Les bénéficiaires de ces ASA

Des autorisations spéciales d'absence sont accordées, sous réserve des nécessités du service, aux représentants des organisations syndicales mandatés pour assister aux congrès syndicaux ainsi qu'aux réunions des organismes directeurs dont ils sont membres élus conformément aux dispositions des statuts de leur organisation.

Désormais, le droit à autorisations spéciales d'absence (ASA) de l'article 13 du décret du 19 mars 1986 permettant de participer aux congrès et réunions des organismes directeurs est également ouvert :

• aux agents représentants syndicaux mandatés participant aux congrès et réunions des organismes directeurs des syndicats nationaux et locaux, des unions régionales et des unions départementales ou interdépartementales de syndicats, affiliés aux unions, fédérations ou confédérations de syndicats non représentées au Conseil commun de la fonction publique.
• aux agents représentants syndicaux mandatés participant aux congrès et réunions des syndicats nationaux et locaux, des unions régionales et des unions départementales ou interdépartementales de syndicats, affiliés aux unions, fédérations ou confédérations de syndicats représentées au Conseil commun de la fonction publique.

Le nombre des agents susceptibles de bénéficier des autorisations spéciales d'absence n'est pas limité. Pour bénéficier de ces autorisations, les agents doivent avoir été mandatés ou désignés conformément au statut de leur organisation.

b) La demande d'autorisation

La demande d'autorisation doit être formulée 3 jours « ouvrables » au moins avant la date de la réunion. Selon la jurisprudence et conformément aux dispositions de l'article 1er de la loi n° 79-587 du 11 juillet 1979 relative à la motivation des actes administratifs et à l'amélioration des relations entre l'administration et le public, les refus d'autorisation d'absence pour raison syndicale doivent être suffisamment motivés et ne pas se borner à indiquer que le refus d'autorisation d'absence résulte d'un avis défavorable pour nécessités de service, sans apporter d'autres indications sur ces dernières (cf. Conseil d'État, 8 mars 1996, Savary, n° 150786). La loi du 11 juillet 1979 a été abrogée au 1er janvier 2016 avec la création du Code des relations entre le public et l'administration. Il convient de se reporter aux articles L.211-2 du CRPA et suivants.

La motivation est écrite et comporte les considérations de droit et de fait qui constituent le fondement de la décision. Il ne faut pas qu'elle soit mensongère (Conseil d'État, 17 mai 1991, n° 108589 : refus d'une ASA en raison d'un effectif insuffisant. Les juges relèvent que l'effectif des aides-soignantes en service dans la maison de retraite de Mirebeau-sur-Bèze aurait été celui qui est normalement constaté durant la plus grande partie de la période correspondant aux mois de juillet à septembre ; qu'ainsi, en refusant par avance à l'intéressée tout congé durant cette période, le directeur de la maison de retraite a entaché sa décision d'illégalité).

Dès lors, si l'agent bénéficiaire de l'ASA n'assiste pas à la réunion, son absence est irrégulière.

c) La durée de l'autorisation

La durée des autorisations spéciales d'absence accordées à un même agent, au cours d'une année, ne peut excéder 10 jours en cas de participation :

• aux congrès ou aux réunions des organismes directeurs des unions, fédérations ou confédérations de syndicats non représentées au conseil commun de la fonction publique
• aux congrès ou aux réunions des organismes directeurs des syndicats nationaux et locaux, des unions régionales et des unions départementales ou interdépartementales de syndicats, affiliés aux unions, fédérations ou confédérations  mentionnées ci-dessus.

Cette limite est portée à 20 jours par an lorsque l'agent est appelé à participer :

- Aux congrès ou aux réunions des organismes directeurs des organisations syndicales internationales

- Aux congrès ou aux réunions des organismes directeurs des unions, fédérations ou confédérations de syndicats représentées au conseil commun de la fonction publique

- Aux congrès ou aux réunions des syndicats nationaux ou locaux, des unions régionales et des unions départementales ou interdépartementales de syndicats, affiliés aux unions, fédérations ou confédérations

Les ASA ainsi accordées ne comprennent pas les délais de route, qui s'ajoutent en sus ; autrement dit, le décompte des jours (10 ou 20 jours) n'inclut pas le déplacement. Ainsi, la durée de l'ASA est égale à la durée s'écoulant entre le départ de la résidence administrative ou familiale et le retour à cette même résidence, sans que cette durée soit supérieure à la durée totale de la réunion augmentée du temps de trajet le plus direct.

2. Les ASA prévues au bénéfice des représentants syndicaux siégeant à certains organismes

Ces autorisations spéciales d'absence qui se cumulent, le cas échéant, avec les autorisations évoquées ci-dessus, sont accordées aux représentants syndicaux appelés à siéger sur simple présentation de leur convocation à certains organismes.

Il s'agit, selon le texte même du décret du 19 mars 1986 :

• Des réunions des assemblées délibérantes des établissements mentionnés à l'article 2 de la loi du 9 janvier 1986 susvisée
• Des réunions des organismes privés de coopération inter hospitalière mentionnés à l'article 1er du décret n° 86-661 du 19 mars 1986 fixant la liste des organismes privés de coopération inter hospitalière mentionnés au 5° de l'article 45 de la loi du 9 janvier 1986 portant dispositions statutaires relatives à la fonction publique hospitalière
• Des séances des organismes suivants :

a) Conseil commun de la fonction publique et Conseil supérieur de la fonction publique hospitalière ;

b) Comités consultatifs nationaux, comités techniques d'établissements, commissions administratives paritaires et commissions départementales de réforme des agents des collectivités locales ;

c) Commissions médicales d'établissement ;

d) Centre national de gestion des praticiens hospitaliers et des personnels de direction de la fonction publique hospitalière ;

e) Comité national et comités locaux du fonds pour l'insertion des personnes handicapées dans la fonction publique ;

f) Conseils d'administration des organismes de retraite, des organismes de sécurité sociale et des mutuelles.

g) Conseil économique, social et environnemental et conseils économiques, sociaux et environnementaux régionaux ;

h) Agence nationale du développement professionnel continu.

Le décret du 16 juillet 2013 modifie également le II qui précise désormais que :

« Les représentants syndicaux bénéficient des mêmes droits lorsqu'ils prennent part, en cette qualité, à des réunions de travail convoquées par l'administration ou lorsqu'ils participent à des négociations prévues à l'article 8 bis de la loi n° 83-634 du 13 juillet 1983 susvisée.

La durée de l'autorisation d'absence comprend, outre les délais de route, une durée de temps égale au double de la durée prévisible de la réunion, destinée à permettre aux intéressés d'assurer la préparation et le compte rendu des travaux. Ces autorisations doivent être demandées 3 jours au moins avant la date de réunion. Elles sont là aussi accordées sous réserve des nécessités de service. »

Si les références ont changé, l'esprit demeure identique (voir “Le droit syndical dans la fonction publique hospitalière”).
 

Par ailleurs, lorsque l'agent concerné n'est pas en service pendant la période correspondant à la durée des congés ou réunions prévus uniquement aux articles 13 à 15 du décret du 19 mars 1986, l'organisation syndicale qui le mandate pour y participer en informe l'autorité compétente par une déclaration dont ladite autorité accuse réception. Cette déclaration produit les mêmes effets que les autorisations spéciales d'absence prévues ci-dessus. Il y a donc récupération si l'agent n'est pas en service, sans que l'on puisse déterminer si cette notion vise le seul cas où l'agent travaille de nuit par exemple et se trouve en repos la journée, ou si sont admises toutes les hypothèses où l'agent n'est pas en service (cf. article 15-1).

B – Les décharges d'activité de service

Le décret du 9 mai 2012 remplace l'intitulé de la section 2 « décharge d'activité de service » par l'intitulé « crédit de temps syndical ».

1. La notion de décharge d'activité de service

Tout d'abord, « L'activité est la position du fonctionnaire qui, titulaire d'un grade, exerce effectivement les fonctions de l'un des emplois correspondant à ce grade ».

La décharge d'activité de service est alors l'autorisation donnée à un agent hospitalier public d'exercer, pendant ses heures de service, une activité syndicale au lieu et place de son activité normale.

A cet égard, le Conseil d'État a considéré dans un arrêt Evenou du 27 avril 1990, que le directeur avait le droit de substituer une décharge d'activité à mi-temps à une décharge d'activité à plein temps pour des raisons liées aux nécessités de service telles que les restrictions budgétaires, les impératifs économiques de l'établissement.

2. Les différentes formes de décharge d'activité de service

Les décharges d'activité de service peuvent être totales ou partielles. Lorsqu'un représentant syndical a été déchargé partiellement de service, il convient que sa charge de travail soit réduite en proportion de l'importance de la décharge dont il est bénéficiaire.

Les agents déchargés partiellement de service peuvent, le cas échéant, bénéficier des autorisations spéciales d'absence prévues ci-dessus.

Enfin, un agent déchargé totalement de son service n'a aucune obligation de service à l'égard de son établissement qui ne dispose pas davantage d'un droit de contrôle de ses activités syndicales. En cas de grève, il ne peut donc subir une retenue sur rémunération puisque, étant déchargé totalement, il n'était pas susceptible de cesser son service à l'égard de l'administration.

3. L'attribution de crédits d'heures affectés aux décharges d'activité de service

Un crédit global de temps syndical est déterminé, au sein de chaque établissement à l'issue du renouvellement général des instances de la fonction publique hospitalière. Il est exprimé en effectifs décomptés en équivalent temps plein.

Les effectifs pris en compte pour le calcul de ce crédit global correspondent au nombre des électeurs inscrits sur les listes électorales pour l'élection au comité technique d'établissement.

Selon l'article 16 du décret du 19 mars 1986, le crédit global de temps syndical est calculé selon les modalités suivantes (qui se cumulent) :

1° A raison d'une heure pour mille heures de travail effectuées par les électeurs au comité technique d'établissement de l'établissement concerné ; l'instruction n° DGOS/RH3/DGCS/4B/2016/53 du 25 février 2016 relative à l'exercice du droit syndical dans la fonction publique hospitalière propose un calcul simplifié reposant sur une base de 1607h annuelles (durée légale du temps de travail).

2° Par application du barème ci-après :

• Moins de 100 agents : nombre d'heures par mois égal au nombre d'agents occupant un emploi permanent à temps complet ;
• 100 à 200 agents : 100 heures par mois ;
• 201 à 400 agents : 130 heures par mois ;
• 401 à 600 agents : 170 heures par mois ;
• 601 à 800 agents : 210 heures par mois ;
• 801 à 1 000 agents : 250 heures par mois ;
• 1 001 à 1 250 agents : 300 heures par mois ;
• 1 251 à 1 500 agents : 350 heures par mois ;
• 1 501 à 1 750 agents : 400 heures par mois ;
• 1 751 à 2 000 agents : 450 heures par mois ;
• 2 001 à 3 000 agents : 550 heures par mois ;
• 3 001 à 4 000 agents : 650 heures par mois ;
• 4 001 à 5 000 agents : 1 000 heures par mois ;
• 5 001 à 6 000 agents : 1 500 heures par mois ;
• Au-delà de 6 000 agents : 100 heures supplémentaires par mois pour 1 000 agents supplémentaires.

Le crédit global de temps syndical est obtenu par addition de ces deux modalités.

4. La répartition du crédit global de temps syndical

Le crédit global de temps syndical est réparti entre les organisations syndicales compte tenu de leur représentativité, appréciée de la manière suivante :

- La moitié du crédit global est répartie entre les organisations syndicales représentées au comité technique d'établissement (qui disparaît au profit du CSE après les élections de décembre 2022), en fonction du nombre de sièges qu'elles y ont obtenus ;

- L'autre moitié est répartie entre toutes les organisations syndicales ayant présenté leur candidature à l'élection du comité technique d'établissement, proportionnellement au nombre de voix qu'elles ont obtenues.

5. L'utilisation du crédit de temps syndical

Le crédit de temps syndical attribué est utilisé librement pour les besoins de l'activité syndicale et de la représentation des personnels auprès de l'autorité administrative. Il est utilisable, au choix de l'organisation syndicale, sous forme de décharges d'activité de service ou sous forme de crédits d'heure.

6. Les bénéficiaires des crédits de temps syndical

Les organisations syndicales désignent les bénéficiaires des crédits de temps syndical parmi leurs représentants en activité dans l'établissement c'est-à-dire, selon le Conseil d'État, les personnes que le syndicat considèrent comme ses représentants sans nécessairement adhésion au syndicat (juge des référés, 27 octobre 2021, SMPS, n° 457464). Elles en communiquent la liste nominative au directeur de l'établissement ou à son représentant. Dans cette liste, sont précisés les volumes de crédit de temps syndical répartis sous forme de décharges d'activité de service et sous forme de crédits d'heures. Les décharges de service sont exprimées sous forme d'une quotité annuelle de temps de travail ; il faut, par conséquent, se référer au temps annuel de l'agent.

Les crédits d'heures sont exprimés sous forme d'autorisations d'absence exprimées en heures, réparties mensuellement.

Si la désignation d'un agent est incompatible avec la bonne marche du service, l'autorité administrative, après avis de la commission administrative paritaire, invite l'organisation syndicale à porter son choix sur un autre agent.

II – LES ASA ACCORDÉES POUR MOTIF PERSONNEL

Les ASA accordées aux titulaires sont applicables aux agents contractuels également. Elles sont toujours données sous réserve des nécessités de service et sont étendues aux agents liés par un PACS, voire au concubin pour les plus récentes.

Elles couvrent des hypothèses très diverses : décès, mariage, garde d'enfant… et sont précisées principalement par circulaires.

Un décret était annoncé pour les préciser, mais il n'a pas (encore) été promulgué. En revanche, le code général de la fonction publique précise que “Les agents publics bénéficient d'autorisations spéciales d'absence liées à la parentalité et à l'occasion de certains évènements familiaux. Ces autorisations spéciales d'absence n'entrent pas en compte dans le calcul des congés annuels à l'exception de celles prévues à l'article L. 622-2” c'est-à-dire liées au décès d'un enfant.
 

A – Les ASA pour raisons familiales ou personnelles

On peut distinguer celles qui sont données à titre personnel (mariage ou PACS par exemple) et celles qui sont liées à la situation familiale (garde d'un enfant, réunion de parents d'élèves, décès d'un proche).

1. Les  ASA à titre personnel

a) Mariage et naissance

Les ASA accordées à l'occasion de certains événements familiaux n'ont pas été revus depuis la circulaire du 17 juin 1987. Il s'agit d'accorder :

- 5 jours ouvrables pour le mariage de l'agent

- 3 jours ouvrables en cas de naissance ; la loi n° 46-1085 du 18 mai 1946 relative aux congés supplémentaires à l'occasion d'une naissance qui instaurait ce congé prévoyait que ce congé était accordé au père dans une période de 15 jours lors de la naissance ou entourant la sortie de l'enfant de la maternité. Les jours sont récupérables quand la naissance survient pendant le congé annuel à condition de respecter les délais.

Lorsque le père bénéficie du congé d'adoption, la mère peut prétendre lors de l'arrivée de l'enfant au foyer, à ces 3 jours. Le nombre de jours de congé est identique en cas de naissances multiples.

- 1 jour ouvrable pour le mariage de l'enfant. Cette absence n'est pas récupérable lorsque le mariage a lieu pendant le congé annuel de l'agent. Un lien direct de parenté avec l'enfant doit être établi. Ainsi, le beau-père ou la belle-mère, en cas de remariage des parents de l'agent, ne peuvent pas prétendre à cette autorisation d'absence.

- Pacte civil de solidarité  (PACS) : une autorisation de même durée que pour le mariage est accordée, soit 5 jours ouvrables.

Comme toute autorisation d'absence, il s'agit d'autoriser l'agent à bénéficier de cette facilité en lieu et place de son activité ; dès lors, si l'événement qui ouvre le droit à l'ASA se produit pendant un repos ou des congés annuels par exemple, l'agent n'a pas lieu d'en bénéficier puisqu'il n'est pas effectivement au travail.

Par ailleurs, les ASA pour la conclusion d'un PACS et celles pour la célébration d'un mariage visent des situations différentes ; l'agent peut donc, la même année notamment, bénéficier d'une ASA au titre d'un PACS puis d'une ASA au titre d'un mariage. De même, si l'agent se marie plusieurs fois au cours de sa carrière, il est en droit de solliciter les ASA à chaque union (« Les "congés exceptionnels" (ASA pour mariage) peuvent-ils se répéter au cours de la carrière ? », Questions-réponses, www.hopitalex.com).

b) Grossesse et PMA

En application de la circulaire du 29 février 1996, la femme enceinte bénéficie d'ASA dans certains cas.

Une réduction d'une heure par jour de la durée quotidienne du temps de travail est accordée à l'agent enceinte à compter du début du 3e mois de grossesse. Cette demande doit être écrite et accordée après avis du médecin du travail ; elle n'est donc pas de droit.

Cette réduction doit être prise quotidiennement et ne peut être ni cumulée ni récupérable. Cette réduction de la durée quotidienne du temps de travail est assimilée à un temps de travail effectif.

Pour les séances préparatoires à l'accouchement, des autorisations exceptionnelles d'absence peuvent être accordées lorsque ces séances ont lieu pendant les heures de service après avis du médecin du travail et sur pièces justificatives présentées par l'agent.

Lorsque les séances de préparation à l'accouchement ne peuvent avoir lieu en dehors des heures de service, des autorisations d'absence peuvent être accordées par l'autorité responsable, sur avis du médecin du travail, au vu des pièces justificatives.

Enfin, les agents de la fonction publique hospitalière bénéficient d'une autorisation d'absence de droit pour se rendre aux examens médicaux obligatoires antérieurs ou postérieurs à l'accouchement, dans le cadre de la surveillance médicale de la grossesse et des suites de l'accouchement.

Une nouvelle ASA a été créée par la circulaire du 24 mars 2017 qui précise, sous réserve des nécessités de service, que les employeurs publics peuvent accorder aux agentes publiques des autorisations d'absence pour les actes médicaux nécessaires à l'assistance médicale à la procréation (PMA), à l'instar de ce que prévoit le droit du travail pour les salariés du secteur privé (article L.1225-16 du Code du travail). Il ne s'agit que des actes médicaux en l'espèce.

L'agent public (conjoint, concubin, PACS), conjoint de la femme bénéficiant d'une assistance médicale à la procréation, peut, sous réserve des nécessités de service, bénéficier d'une autorisation d'absence pour assister à trois au plus de ces actes médicaux obligatoires.

La durée de l'absence est proportionnée à la durée médicale de l'acte reçu. Il s'agit d'une ASA, qui est rémunérée et considérée comme du temps de travail effectif et, dès lors, incluse dans ce temps « notamment pour le calcul des droits à jours de réduction du temps de travail.» 

c) L'allaitement

S'agissant de l'allaitement, en revanche, les dispositions de l'instruction n° 7 du 23 mars 1950 (JO des 26 mars, 7 et 29 avril 1950) sont toujours en vigueur (mais il est possible que la réglementation évolue favorablement pour les mères) :

« Il n'est pas possible en l'absence de dispositions particulières d'accorder d'autorisations spéciales aux mères allaitant leurs enfants, tant en raison de la durée de la période d'allaitement que de la fréquence des absences nécessaires. Toutefois, les administrations possédant une organisation matérielle appropriée à la garde des enfants devront accorder aux mères la possibilité d'allaiter leur enfant. À l'instar de la pratique suivie dans certaines entreprises, les intéressées bénéficieront d'autorisations d'absence, dans la limite d'une heure par jour à prendre en deux fois. »

Les dispositions de l'instruction n°7 du 23 mars 1950 sur les autorisations exceptionnelles d'absence s'appliquent donc et ainsi, les administrations publiques qui possèdent une organisation matérielle appropriée à la garde des enfants (crèche pour le personnel…) devront accorder aux mères la possibilité d'allaiter leur enfant.

d) Le cas du PACS

Dans un souci d'équité entre les salariés soumis au Code du travail et les agents publics, les demandes d'autorisation spéciale d'absence formulées par un agent de la fonction publique hospitalière lié à un partenaire par un pacte civil de solidarité doivent être prises en compte dans les mêmes conditions que celles prévues pour l'agent marié soit 5 jours ouvrables.

Par ailleurs, les agents ayant conclu un pacte civil de solidarité peuvent se voir accorder toutes les autres autorisations d'absence pour évènement familial mentionnées par la circulaire n° 188 du 17 juin 1987, qui ne sont pas liées à la situation maritale.

En tout état de cause, les autorisations spéciales d'absence pour événements familiaux sont accordées aux fonctionnaires sous réserve des nécessités du service. Ces autorisations sont laissées à l'appréciation de l'autorité investie du pouvoir de nomination qui peut s'assurer de l'exactitude matérielle des motifs invoqués.

e) Les fêtes religieuses

Les ASA accordées pour les principales fêtes religieuses faisaient l'objet d'une circulaire annuelle. Chaque circulaire vient préciser les jours exacts autorisés selon le calendrier. Les dates de ces fêtes étant fixées à un jour près les ASA pourront être accordées sur demande de l'agent avec un décalage en plus ou en moins ; ces fêtes commencent la veille au soir.

Les agents peuvent avoir droit à des autorisations exceptionnelles d'absences à l'occasion de certaines fêtes religieuses. Les fêtes religieuses prise en compte sont :

- Fêtes catholiques et protestantes : fêtes légales du calendrier

- Fêtes orthodoxes : Théophanie selon le calendrier grégorien ou julien, Grand Vendredi Saint, Ascension

- Fêtes arméniennes : Fête de la Nativité, Fête des Saints Vartanants, Commémoration du 24 avril

- Fêtes musulmanes : Aïd El Adha, Al Mawlid Ennabi, Aïd El Fitr

- Fêtes juives : Chavouot, Roch Hachana, Yom Kippour

- Fêtes Bouddhistes : Fête du Vesak

La dernière circulaire publiée est la circulaire du 10 février 2012 qui est dite pérenne ; aucune autre circulaire n'a donc été publiée depuis.

On ajoutera que, aux termes d'une réponse apportée en 2011 (question n°91017, JO AN, 29/11/2011,  page :  12590) :

« Des autorisations spéciales d'absence peuvent être accordées aux agents publics désireux de participer à des fêtes ou à des cérémonies religieuses non inscrites au calendrier des fêtes légales, sur la base de la circulaire FP n° 901 du 23 septembre 1967 relative aux autorisations d'absence pour fêtes religieuses, complétée par des circulaires annuelles. Ces circulaires annuelles indiquent les dates des principales fêtes des principales confessions existant en France, pour la simple information des chefs de service. Le Conseil d'État a jugé dans son arrêt M. Christian A. du 7 avril 2010 que les dispositions de la circulaire précitée du 23 septembre 1967 sont dépourvues de tout caractère impératif. Les jours d'absence éventuellement accordés ne sont pas des jours de congés annuels supplémentaires, mais des autorisations facultatives d'absence. C'est au chef de service de l'agent concerné que revient la possibilité de les accorder, en étant seul juge de l'opportunité de leur attribution, eu égard aux nécessités de fonctionnement normal du service. L'arrêt HENNY du Conseil d'État en date du 12 février 1997 relève à cet égard que « tout chef de service (…) [détient] à l'égard de tous les agents placés sous son autorité, le pouvoir d'apprécier si l'octroi d'une autorisation d'absence est ou non compatible avec les nécessités de fonctionnement normal du service dont il a la charge ». L'application de ces circulaires ne suppose pas de fichage religieux des agents publics, dans la mesure où la démarche d'obtention d'une autorisation d'absence pour fête religieuse est strictement déclarative : c'est l'agent lui-même qui présente une demande ponctuelle auprès de son supérieur hiérarchique. Il n'en est fait état ni dans un recensement des journées d'absences demandées par les agents travaillant dans le service, ni au sein du dossier personnel de l'agent. De tels fichiers seraient d'ailleurs contraires à la loi n° 83-634 du 13 juillet 1983 portant droits et obligations des fonctionnaires qui prévoit, en son article 6, que « la liberté d'opinion est garantie aux fonctionnaires » et, en son article 18 qu'« il ne peut être fait état dans le dossier d'un fonctionnaire, de même que dans tout document administratif, des opinions ou des activités (…) religieuses (…) de l'intéressé ». Cette pratique administrative de délivrance d'autorisations spéciales d'absence pour fêtes religieuses est conforme au principe de laïcité, qui, s'il repose sur la stricte séparation des religions et de l'État, garantit aussi la liberté de conscience individuelle et le droit de chacun à pratiquer son culte d'appartenance (art. 1er de la loi du 9 décembre 1905 concernant la séparation des Églises et de l'État). Les autorisations spéciales d'absence pour motifs religieux marquent donc la volonté du Gouvernement de permettre la liberté de culte et, par conséquent, la neutralité de l'État vis-à-vis des différentes religions. Enfin, outre le fait qu'un changement de religion ne peut à l'évidence s'effectuer dans des délais restreints, il est rappelé que le chef de service reste garant de la cohérence des demandes déposées par les agents publics, et ne validerait en aucun cas les demandes d'un même agent au titre de plusieurs religions sur une même année ».

2. Les ASA liées à la situation familiale

a) Décès

Tous les agents bénéficient également de :

- trois jours ouvrables en cas de décès du conjoint ou PACS, des père, mère 

- d'un jour ouvrable en cas de décès d'un parent, parent du conjoint ou pacsé, ou allié au second degré selon la circulaire du 17 juin 1987 (grands-parents, frère, sœur, beau-frère, belle-sœur, petit enfant)

Mais, une lettre du 14 mars 1986 avait précédemment précisé, outre l'adjonction des beaux-parents, que cette autorisation a vocation à permettre à l'intéressé d'effectuer les démarches liées à l'événement, et, par conséquent, la nécessaire continuité de la durée d'absence en cause doit s'apprécier en jours ouvrés. Lors du décès d'un beau-père intervenu en fin de semaine, l'agent peut donc être autorisé à s'absenter le vendredi, puis les lundi et mardi de la semaine suivante. La lettre du 14 mars 1986, qui n'est nullement visée par la circulaire du 17 juin 1987, est plus favorable que cette dernière.

La durée de cette autorisation d'absence est différente selon le degré de parenté à la date des obsèques. Le concubinage ne permet pas, a priori, l'octroi d'autorisation d'absence à l'occasion du décès des parents, frère(s), sœur(s) de l'un ou l'autre des concubins. Cependant, la prise en compte du PACS, comme du concubinage, étant aujourd'hui systématique, l'on peut accepter une telle demande.

- Aucune récupération n'est possible lorsque le décès survient pendant le congé annuel de l'agent.

- Aucune autorisation d'absence n'est accordée pour : oncles et les tantes, neveux et les nièces, cousins et les cousines de l'agent.

S'agissant des enfants, la réglementation a évolué pour différencier l'âge de l'enfant comme conditionnant la durée de l'autorisation d'absence autorisée. Ainsi, les agents publics bénéficient, de droit, d'une autorisation spéciale d'absence de cinq jours ouvrables pour le décès d'un enfant. Cette durée est portée à sept jours ouvrés lorsque l'enfant est âgé de moins de vingt-cinq ans ou en cas de décès d'une personne âgée de moins de vingt-cinq ans dont le fonctionnaire a la charge effective et permanente. Les agents publics bénéficient, dans les mêmes conditions, d'une autorisation spéciale d'absence complémentaire de huit jours, qui peut être fractionnée et prise dans un délai d'un an à compter du décès.
 

b) Le cas de l'enfant malade

Les agents ont droit aux ASA pour soigner un enfant malade ou en assurer momentanément la garde ; l'intitulé même de la circulaire du 7 décembre 1984 montre que ces absences ne sont pas limitées à la garde de l'enfant malade. La circulaire de 1984 transpose purement et simplement une circulaire du 20 juillet 1982 relative à la fonction publique de l'État.

Ces autorisations sont donc accordées aux agents parents d'un enfant ou ayant la charge d'un enfant, pour soigner celui-ci ou pour en assurer momentanément la garde : consultation médicale de l'enfant, fermeture exceptionnelle de la crèche ou de l'école… L'âge limite des enfants est fixé au jour anniversaire des 16 ans mais aucune limite d'âge n'est prévue pour les parents d'enfant handicapé.

Les agents doivent fournir les justificatifs et certificats médicaux à l'administration dans un délai de 48 heures.

La durée totale de ces absences ne peut dépasser un total de 6 jours ouvrables par agent et par an, quel que soit le nombre d'enfants. Cette limite peut être portée à 12 jours ouvrables, ou 15 jours consécutifs lorsque l'agent apporte la preuve :

- qu'il assume seul la charge de l'enfant ou

- que son conjoint est à la recherche d'un emploi (par un certificat d'inscription à Pôle Emploi)

- que son conjoint ne bénéficie dans son emploi d'aucune autorisation d'absence rémunérée pour soigner son enfant ou en assurer momentanément la garde (attestation de l'employeur du conjoint).

Si l'agent, par ce même type d'attestation, apporte la preuve que son conjoint bénéficie d'autorisations d'absence rémunérées dont la durée est inférieure à celle dont il bénéficie lui-même, il pourra solliciter l'octroi d'autorisations d'absence d'une durée maximale égale à la différence entre deux fois ses obligations hebdomadaires de service plus deux jours, et la durée maximale d'autorisations d'absence de son conjoint.

Lorsque les deux parents sont agents de l'État, les autorisations d'absence susceptibles d'être accordées à la famille peuvent être réparties entre eux à leur convenance, compte tenu de la quotité de temps de travail de chacun d'eux.

En fin d'année, en cas de dépassement de la durée maximale individuelle (égale à une fois les obligations hebdomadaires de service plus un jour) pour un des deux agents, celui-ci doit fournir à son chef de service une attestation provenant de l'administration dont relève son conjoint, indiquant le nombre de jours d'autorisations d'absence dont ce dernier a bénéficié ainsi que la quotité de temps de travail qu'il effectue. Si les autorisations susceptibles d'être accordées à la famille ont été dépassées, une imputation est opérée sur les droits à congé annuel de l'année en cours ou de l'année suivante.

Dans le cas où un seul conjoint bénéficie de ces autorisations d'absence, celles-ci peuvent être portées à quinze jours consécutifs si elles ne sont pas fractionnées.

Dans des cas exceptionnels, cette limite peut être portée à vingt-huit jours consécutifs, mais les journées qui n'ont pas donné lieu à service effectif au-delà de deux fois les obligations hebdomadaires de service, plus deux jours, seront imputées sur le congé annuel de l'année en cours ou, le cas échéant, de l'année suivante. Au-delà de vingt-huit jours consécutifs, le fonctionnaire sera mis en disponibilité et l'agent non-titulaire en congé sans rémunération.

Dans le cas où les deux conjoints sont en mesure de bénéficier des autorisations d'absence, les durées indiquées ci-dessus seront ramenées respectivement à huit jours consécutifs et quinze jours consécutifs pour chacun des conjoints.

Pour les agents travaillant à temps partiel, la durée des autorisations, dans ces deux hypothèses, se calcule comme précédemment.

En résumé :

• Le nombre de jours d'autorisation d'absence est accordé par famille, quel que soit le nombre d'enfants et sous réserve des nécessités du service ;
• Le décompte des jours octroyés est fait par année civile - ou, pour les agents travaillant selon le cycle scolaire, par année scolaire - sans qu'aucun report d'une année sur l'autre puisse être autorisé ;
• L'âge limite des enfants pour lesquels ces autorisations d'absence peuvent être accordées est de seize ans, aucune limite d'âge n'étant fixée pour les enfants handicapés ;
• Les bénéficiaires de ces autorisations d'absence doivent établir l'exactitude matérielle des motifs invoqués par la production d'un certificat médical ou de toute autre pièce justifiant la présence d'un des parents auprès de l'enfant.

c) La maladie grave ou l'hospitalisation du conjoint, enfant ou parents

Bien qu'aucun texte ne paraisse fonder des telles autorisations spéciales d'absences, il est fréquemment fait état d'ASA accordées en cas d'hospitalisation ou maladie grave du conjoint, des ascendants ou descendants. Elles se distinguent manifestement du congé de solidarité familiale. Elles sont mentionnées ici pour information, et doivent être utilisées avec les plus grandes réserves car même l'instruction du 23 mars 1950 n'en fait aucune mention…

Dans le cas d'une hospitalisation grave du conjoint, des ascendants ou descendants, une autorisation exceptionnelle d'absence peut être accordée. Sa durée est de :

- Aucun jour si l'hospitalisation est d'une durée inférieure ou égale à 2 jours

- 1 journée par an si l'hospitalisation est supérieure à 2 jours et sur présentation d'un bulletin de situation

- 3 jours par an en cas de maladie grave sur présentation d'un certificat médical établi par un médecin hospitalier attestant de la nécessité de la présence permanente de l'agent.

Les autorisations d'absence pour hospitalisation et pour maladie grave peuvent se cumuler et leurs durées ne sont pas réduites en cas de travail à temps partiel de l'agent.

d) Les réunions liées à la scolarité des enfants

Les agents de la fonction publique hospitalière ont la possibilité de s'absenter pour les réunions qui se tiennent à l'intérieur de l'établissement scolaire. Ainsi, des autorisations spéciales d'absence pourront être accordées, sur présentation de la convocation, dans la mesure où elles seront compatibles avec le fonctionnement normal du service, aux agents élus représentants des parents d'élèves et délégués de parents d'élèves pour participer aux réunions suivantes :

• Dans les écoles maternelles ou élémentaires : réunions des comités de parents et des conseils d'école ;
• Dans les collèges, lycées et établissements d'éducation spéciale : réunions des commissions permanentes, des conseils de classe et des conseils d'administration.

e) Les facilités horaires pour la rentrée scolaire

La Circulaire n°FP 2168 du 7 août 2008 prévoit des facilités d'horaires accordées aux pères ou mères de famille fonctionnaires et employés des services publics à l'occasion de la rentrée scolaire.

Elles peuvent être accordées aux pères ou mères de famille ainsi qu'aux personnes ayant, seules, la charge d'un ou de plusieurs enfants, à condition qu'ils soient fonctionnaires ou agents de l'État ou de ses établissements publics et que le ou les enfants soient inscrits ou doivent s'inscrire dans un établissement d'enseignement préélémentaire ou élémentaire et les entrées en sixième.

B – Les autres ASA

Il s'agit ici de l'ASA donnée à un agent convoqué en qualité de juré d'assises, en application d'une lettre du 1er mars 2000, BO 2000/20.

En application de l'article 288 du Code de procédure pénale, tout juré qui, sans motif légitime, n'a pas déféré à la citation qui lui a été notifiée et qui lui impose de se présenter aux lieu, jour et heure fixés pour l'ouverture de la session est condamné par la cour à une amende.

L'obligation d'assister à un jury d'assises est donc une obligation d'ordre public s'imposant au citoyen qui a été désigné. Ce dernier ne peut s'y soustraire, sauf à encourir des sanctions pécuniaires à travers le versement d'amendes.

L'agent dans cette situation bénéficie donc d'une autorisation spéciale d'absence puisqu'lui est fait obligation de déférer à la citation qui lui a été notifiée.

Il en résulte que les intéressés qui sont tenus d'accomplir cette obligation légale ne sauraient être pénalisés ni dans leur droit à rémunération, notamment en ce qui concerne la prime de service, ni dans leur droit à congés annuels.

Ainsi, l'agent appelé à participer à un jury d'assises, et qui ne peut, à ce titre, bénéficier de son droit à congés annuels durant la période de session, peut prétendre à un report desdits congés.

Par ailleurs, en application de l'article R.139 du Code de procédure pénale, il est accordé aux membres du jury criminel, s'ils le requièrent et quand il y a lieu, une indemnité de session, des frais de voyage et une indemnité journalière de séjour.

Cette indemnité journalière, accordée aux jurés qui le demandent, pendant la durée de la session doit venir en déduction de la rémunération allouée par l'administration.